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[實(shí)施ITSS] 第3階段 部署實(shí)施階段

  本階段將對需求分析及規(guī)劃設(shè)計(jì)階段所確定的各種策略、方針和計(jì)劃,按照一定的規(guī)范、使用有效的方法和工具,進(jìn)行落實(shí)和執(zhí)行,交付符合實(shí)施ITSS目標(biāo)的服務(wù)或產(chǎn)品。

 1、 落實(shí)管理層職責(zé)

  組織管理層的支持是實(shí)施ITSS的關(guān)鍵成功因素之一,需清晰的定義管理層對實(shí)施ITSS需要提供的支持。管理層人員包括組織中各種資源的所有者與決策者。為落實(shí)管理層職責(zé),應(yīng)向所有干系人傳達(dá)ITSS實(shí)施的必要性和重要性,使其盡早指派實(shí)施階段的執(zhí)行負(fù)責(zé)人,并給予資金、人員的支持,同時做好項(xiàng)目控制工作,針對現(xiàn)有問題和解決方案提供組織級的協(xié)調(diào)和支持。

  2、 落實(shí)資金管理

  ITSS項(xiàng)目部署實(shí)施依賴于有效的資金管理,在不超過預(yù)算的前提下按計(jì)劃投入資金以保證整個階段中各活動的順利進(jìn)行。

  費(fèi)用估算:主要實(shí)現(xiàn)有效預(yù)估完成ITSS實(shí)施每個活動所需的費(fèi)用。主要依據(jù)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)、項(xiàng)目范圍、工作分解結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目管理計(jì)劃等來進(jìn)行估算。

  費(fèi)用預(yù)算:將實(shí)施過程中所有活動的估算費(fèi)用進(jìn)行匯總,并制定的資金使用計(jì)劃作為費(fèi)用預(yù)算的基準(zhǔn)。主要依據(jù)工作結(jié)構(gòu)分解、各活動的估算費(fèi)用、進(jìn)度計(jì)劃等。

  費(fèi)用落實(shí):在ITSS實(shí)施中每個活動啟動之前從管理層獲得批準(zhǔn)并落實(shí)所需費(fèi)用以保障活動的順利執(zhí)行。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要對管理層匯報(bào)已完成活動與費(fèi)用使用信息、是否超支與超支應(yīng)對措施,以及即將啟動活動、活動預(yù)算費(fèi)用。

  費(fèi)用控制:將實(shí)施ITSS的總體費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi),控制的主要依據(jù)是費(fèi)用基準(zhǔn)、工作績效信息、批準(zhǔn)的費(fèi)用變更請求、項(xiàng)目管理計(jì)劃等。費(fèi)用控制的內(nèi)容包括:跟蹤和比較部署實(shí)施階段中各活動的實(shí)際費(fèi)用與費(fèi)用基準(zhǔn)的偏差;分析偏差原因,采取優(yōu)化措施在后續(xù)活動中減少偏差;根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃采取應(yīng)對措施控制費(fèi)用超支;推動并管理管理層批準(zhǔn)費(fèi)用基準(zhǔn)變更。

  3、 組建和管理實(shí)施團(tuán)隊(duì)

  實(shí)施ITSS需要由具備工作能力且高效率的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員執(zhí)行并按照預(yù)先的期望完成所有相關(guān)活動,主要包括以下工作:

  團(tuán)隊(duì)組建:團(tuán)隊(duì)的組建包括制定人員配備計(jì)劃、確定組織結(jié)構(gòu)、實(shí)施團(tuán)隊(duì)組建等主要步驟。需根據(jù)組織特征、項(xiàng)目特征確定項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu);確定角色和職責(zé),準(zhǔn)確、清晰的定義各角色之間的工作邊界;考慮角色之間的代理及備份,避免人員退出導(dǎo)致的不利影響;優(yōu)先根據(jù)角色和職責(zé)從組織內(nèi)部選取匹配程度最高的候選人。

  團(tuán)隊(duì)建設(shè):以有效的管理方法激勵和提高ITSS項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作積極性和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神,從而達(dá)到提高團(tuán)隊(duì)整體績效的目的,包括:團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)活動、制定高效的工作規(guī)則、制定團(tuán)隊(duì)激勵機(jī)制等。

  團(tuán)隊(duì)管理:跟蹤團(tuán)隊(duì)成員的工作績效、處理團(tuán)隊(duì)成員內(nèi)部問題,保證團(tuán)隊(duì)成員符合團(tuán)隊(duì)組建預(yù)期。成功的團(tuán)隊(duì)管理方法通常包括觀察與溝通、績效考核、沖突管理等。通常,涉及到的團(tuán)隊(duì)成員包括但不限于:需方、供方、咨詢機(jī)構(gòu)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、外部供應(yīng)商、運(yùn)營商、認(rèn)證團(tuán)隊(duì)等,團(tuán)隊(duì)管理者通常由需方指派。

  4、 確定流程/規(guī)范

  細(xì)化規(guī)劃設(shè)計(jì)階段的流程/規(guī)范設(shè)計(jì),建立一套完整、可用的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,作為約束ITSS實(shí)施的質(zhì)量。包括以下工作:

  流程/規(guī)范的建立:確定流程/規(guī)范的各個活動及相互關(guān)系、執(zhí)行人、內(nèi)容、邊界和條件;可參照組織現(xiàn)有流程或規(guī)范,按“套用——執(zhí)行——優(yōu)化”原則進(jìn)行迭代漸進(jìn)式的建立;可使用工作結(jié)構(gòu)分解方法進(jìn)行活動的有效分解。

  流程/規(guī)范的發(fā)布:以有效的方式公開、準(zhǔn)確地發(fā)布給相關(guān)干系人,通過培訓(xùn)讓相關(guān)干系人理解并適應(yīng)新的流程/規(guī)范。

  流程/規(guī)范的執(zhí)行:獲得管理層的支持,收集相關(guān)干系人對流程/規(guī)范的反饋,作為后續(xù)階段的處理依據(jù);建立和執(zhí)行適用的考核計(jì)劃,以激勵相關(guān)干系人對執(zhí)行流程/規(guī)范的積極性;選取有效的執(zhí)行方式保證流程與規(guī)范的執(zhí)行,通常采取從上到下的驅(qū)動;執(zhí)行的力度需要統(tǒng)一、公平、公正,避免因人而異導(dǎo)致的消極影響;與績效等考核措施的結(jié)合,有利于激勵相關(guān)干系人。

  流程/規(guī)范的控制:跟蹤和比較執(zhí)行階段的反饋與預(yù)期目標(biāo)的偏差,分析偏差原因,采取有效的應(yīng)對措施盡量降低偏差;對于執(zhí)行階段導(dǎo)致的偏差,強(qiáng)化實(shí)施力度;對于流程與規(guī)范的不合理,遵循變更管理原則執(zhí)行變更流程。

  5、 建立軟件平臺

  流程與規(guī)范建立后需有針對性的建立軟件平臺,利用軟件技術(shù)的嚴(yán)格計(jì)算屬性,保證流程與規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行和提高整體實(shí)施效率。主要包括以下步驟:

  軟件平臺采購:按照需要實(shí)施的流程規(guī)范的特征,采購需要的軟件平臺。

  軟件平臺部署:按照需要實(shí)施的流程與規(guī)范的特征,結(jié)合組織特征,對軟件平臺完成配置,管理供方的平臺部署工作,對部署過程中暴露的與流程規(guī)范的不符合之處按照變更管理方法進(jìn)行處理。

  軟件平臺使用:軟件平臺部署完成后進(jìn)入測試或試運(yùn)行環(huán)節(jié),經(jīng)過審計(jì)驗(yàn)收,正式投入使用,為ITSS項(xiàng)目部署實(shí)施提供運(yùn)營服務(wù)。

  軟件平臺變更:按照變更管理流程,對軟件平臺進(jìn)行變更操作,以適應(yīng)流程規(guī)范。

 6、 采購?fù)獠抠Y源

  除了各種內(nèi)部資源以外,需引入各種外部資源,能夠有效的降低項(xiàng)目總體成本、優(yōu)化項(xiàng)目進(jìn)度、提高項(xiàng)目質(zhì)量,為ITSS實(shí)施帶來良好的促進(jìn)作用。外部資源包括:

  外部咨詢機(jī)構(gòu):主要依據(jù)ITSS中的《信息技術(shù)服務(wù)咨詢設(shè)計(jì) 第1部分:通用要求》,引進(jìn)專業(yè)的外部咨詢機(jī)構(gòu)。

  外部供應(yīng)商:部署實(shí)施階段中所使用到的各種設(shè)備、方法、工具、數(shù)據(jù)等,有的可直接購買外部供應(yīng)商的成熟產(chǎn)品,并在組織中進(jìn)行使用。

 7、 遵循項(xiàng)目管理方法

  ITSS項(xiàng)目部署實(shí)施作為一個項(xiàng)目,同樣需要遵循基本的項(xiàng)目管理知識體系。利用成熟的項(xiàng)目管理知識體系指導(dǎo)和應(yīng)用于ITSS項(xiàng)目部署實(shí)施階段,提高此階段的效率和質(zhì)量。可用到的項(xiàng)目管理知識領(lǐng)域包括但不限于范圍管理、風(fēng)險管理、溝通管理等。

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本文作者:深圳市思譽(yù)企業(yè)管理咨詢有限公司

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